O Impacto das Interrupções no trabalho e como mitigá-las

Um pequeno anúncio

Opa, um artigo não técnico por aqui? Sim, meu leitor… Ao longos dos anos, meu tempo investido com gestão de equipes e projetos tem sido cada vez maior e o meu tempo investido com desenvolvimento de software (hands-on) tem sido cada vez menor.

A partir de agora, você verá neste blog artigos sobre gestão de times, liderança, métricas ágeis e tudo um pouco sobre do que aprendi e aprendo ao longo desses quase 8 anos como líder de times. Provavelmente a quantidade de artigos técnicos será maior do que artigos com meus devaneios sobre gestão, mas achei importante dar esse disclaimer aberto aqui, como um marco de uma nova fase do blog. Tem sugestão de conteúdo? Manda pra gente!

As interrupções nada produtivas.

No ambiente de trabalho moderno, é comum enfrentarmos interrupções constantes, como reuniões rápidas e chamadas de última hora. Aquele famoso: “Pode falar 5 minutinhos?”. Embora muitas dessas interrupções sejam vistas como inofensivas, elas podem ter um impacto significativo na produtividade.
Este artigo explora como as interrupções afetam o fluxo de trabalho, enfatizando o tempo perdido para recuperar a produtividade máxima, e oferece dicas para mitigá-las.

O Impacto das Interrupções na Produtividade

Interrupções frequentes podem desviar a atenção e quebrar o fluxo de trabalho, levando tempo para o profissional se reorientar e retornar ao nível de produtividade anterior. Estudos mostram que, após uma interrupção, pode levar cerca de 23 minutos para retomar completamente a concentração e o foco.

Por que isso acontence?

Quando uma interrupção ocorre, várias etapas são necessárias para que a pessoa volte ao mesmo nível de produtividade anterior. Estas etapas incluem:

1. Reorientação Cognitiva:
   • O cérebro precisa reorientar-se da tarefa que estava sendo executada para a interrupção e, depois, voltar à tarefa original. Esse processo exige um esforço cognitivo considerável, já que nosso cérebro precisa “lembrar” onde estávamos e o que precisávamos fazer a seguir.
2. Reconstrução do Contexto:
   • É necessário reconstruir mentalmente o contexto da tarefa interrompida. Isso envolve recuperar a memória de curto prazo sobre detalhes específicos e o estado atual do trabalho. Este processo pode ser comparado a retomar a leitura de um livro após uma pausa prolongada.
3. Reentrada no Estado de Fluxo:
   • Estar em um estado de fluxo significa estar completamente imerso e envolvido na tarefa. Alcançar este estado novamente após uma interrupção leva tempo, pois o cérebro precisa se ajustar e concentrar novamente na tarefa.
4. Ajuste Emocional:
   • Interrupções também podem causar frustração e estresse, exigindo tempo para o ajuste emocional. A necessidade de lidar com sentimentos negativos pode atrasar ainda mais a recuperação do foco.
5. Interferência de Tarefas Paralelas:
   • Muitas vezes, a interrupção pode introduzir novas tarefas ou informações que competem pela atenção. A necessidade de priorizar e decidir o que fazer primeiro adiciona mais tempo ao processo de recuperação.

Exemplos de Impacto de Interrupções

1. Reuniões e Chamadas:
   • Imagine que você está trabalhando em um relatório importante e recebe uma ligação inesperada de 10 minutos. Após a ligação, não apenas os 10 minutos são perdidos, mas também mais 23 minutos para recuperar o foco total. Nesse cenário, uma interrupção de 10 minutos pode resultar em até 33 minutos de produtividade perdida.
2. Mensagens Instantâneas e E-mails:
   • As notificações de e-mails ou mensagens instantâneas podem parecer inofensivas, mas cada vez que você verifica uma nova mensagem, você interrompe seu fluxo de trabalho. Se cada verificação leva apenas 5 minutos, mas somando o tempo para se reconcentrar, o impacto pode ser significativo. Se isso ocorrer várias vezes ao dia, a perda acumulada pode ser de horas.
3. Colegas de Trabalho:
   • Interrupções físicas de colegas que pedem ajuda ou fazem perguntas rápidas também têm um impacto. Mesmo que a interação dure apenas alguns minutos, o tempo para voltar ao estado de fluxo pode ser substancial.

Estratégias para Minimizar Interrupções

1. Planejamento e Prioridade:
   • Agendamento Estratégico: Agende reuniões e chamadas para horários menos produtivos, como logo antes do almoço ou no final do dia.
   • Avaliação de Necessidade: Antes de agendar uma chamada, avalie se a questão pode ser resolvida via e-mail ou mensagem.
2. Bloqueio de Tempo para Trabalho Focado:
   • Blocos de Tempo: Utilize blocos de tempo específicos no calendário para trabalho ininterrupto. Durante esses períodos, evite agendar reuniões ou atender chamadas não urgentes.
   • Sinais Visuais: Use indicadores visuais, como placas de “Não Perturbe”, para sinalizar períodos de foco.
3. Estabelecimento de Expectativas Claras:
   • Duração da Chamada: Defina a duração da chamada e siga a pauta rigorosamente para evitar desvios.
   • Objetivo da Chamada: Informe os participantes sobre o objetivo e o tempo alocado para que todos estejam alinhados.
4. Utilização de Ferramentas de Colaboração:
   • Ferramentas de Comunicação: Aproveite ferramentas como Slack, Microsoft Teams ou Trello para discussões rápidas e atualizações, reduzindo a necessidade de chamadas.
   • Documentação: Utilize documentos colaborativos para compartilhar informações e atualizações, evitando interrupções desnecessárias.
5. Recapitulação e Ação Imediata:
   • Resumo Pós-Chamada: Após uma chamada, faça um resumo rápido dos pontos discutidos e das próximas ações. Isso ajuda a reorientar rapidamente o foco no trabalho.
   • Atribuição de Tarefas: Imediatamente após a reunião, delegue tarefas e prazos para garantir que todos saibam suas responsabilidades.
6. Criação de um Ambiente Livre de Interrupções:
   • Espaço de Trabalho: Crie um ambiente onde você possa evitar interrupções frequentes. Isso pode incluir um espaço físico separado ou o uso de fones de ouvido para sinalizar indisponibilidade.
   • Políticas de Interrupção: Estabeleça políticas claras sobre quando é apropriado interromper, especialmente durante períodos de alta concentração.

Conclusão

Embora algumas interrupções sejam inevitáveis, muitas podem ser gerenciadas de maneira a minimizar seu impacto na produtividade. Implementando estratégias de planejamento, bloqueio de tempo, utilização de ferramentas de colaboração e criação de um ambiente de trabalho adequado, é possível manter um fluxo de trabalho mais eficiente e produtivo.

Fontes
Gloria Mark, Daniela Gudith, and Ulrich Klocke. “The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress.” Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems, 2008.
Zoho. “Interrupções no Trabalho: Como Elas Atrapalham Sua Produtividade e Como Reduzi-las.” Zoho Blog, 2020. Link